Procedura zewnętrzna

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

Słownik pojęć

§ 1

Przez użyte w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych - zwanej dalej procedurą – określenia rozumie się:

1) Urząd – Urząd Miasta i Gminy Kórnik;

2) Burmistrz – Burmistrz Miasta i Gminy Kórnik;

3) Zastępca Burmistrza, Skarbnik Gminy, Sekretarz Gminy – Zastępców Burmistrza Miasta i Gminy Kórnik, Skarbnika Miasta i Gminy Kórnik, Sekretarza Miasta i Gminy Kórnik;

4) anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;

5) działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

6) działanie następcze – działanie podjęte przez upoważnionego pracownika Urzędu w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury;

7) informacje o naruszeniu prawa – informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacje dotyczące próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

8) informacje zwrotne – informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, przekazane sygnaliście;

9) kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

10) naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa;

11) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznemu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

12) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

13) osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu;

14) ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

15) wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego – ustalanie czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustalenie czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie właściwości Burmistrza, a jeżeli nie – ustalenie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

16) Komisji ds. Zgłoszeń Zewnętrznych – należy przez to rozumieć Komisję lub każdego z członków Komisji powołaną zarządzeniem na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, do której zadań należy w szczególności przyjmowanie zgłoszenia zewnętrznego, dokonanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, w tym ustalenie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, rozpatrzenie zgłoszenia w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a także przekazanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu oraz podejmowanie działań następczych a także utrzymywanie kontaktu i przekazywanie informacji w szczególności informacji zwrotnej Sygnaliście;

17) zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie Burmistrzowi informacji o naruszeniu prawa.

Role i zakres odpowiedzialności

§ 2

1. Burmistrz:

1) gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

a) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,

b) zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) nadaje imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności w ramach procedury.

2. Pracownicy wykonujący czynności w ramach procedury zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

3. Pracownicy uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których zgłoszenie dotyczy.

4. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada Komisja (jako całość lub każdy z jej członków odrębnie zgodnie z zapisem § 1 pkt.16) do spraw zgłoszeń zewnętrznych, która realizuje zadania w zakresie:

1) przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;

2) dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych;

3) podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;

4) spełnienia obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty oraz kontaktu z sygnalistą, w razie potrzeby pozyskania dodatkowego wyjaśnienia lub dodatkowych informacji w zakresie przekazanego zgłoszenia, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty;

5) informowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego wg właściwości do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

6) wydawania na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie;

7) prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych;

8) sporządzania dla Rzecznika Praw Obywatelskich za rok kalendarzowy sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych;

9) prowadzenia na stronie BIP zakładki „zewnętrzne zgłoszenia nieprawidłowości”, zawierającej aktualne informacje w zakresie: zgłaszania nieprawidłowości, warunków objęcia ochroną sygnalisty, trybie postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi;

10) przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury;

11) zapewnienia bezstronności podczas prowadzonych postępowań. 

Kanały zgłoszeń

§ 3

1. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

2. Zgłoszenie zewnętrzne ustne może jest dokonane i dokumentowane na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania (na wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do procedury), odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez członka komisji, o której mowa w § 1 ust. 16. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

3. Zgłoszenie zewnętrzne pisemne dokonane w postaci elektronicznej, przekazywane jest przez Sygnalistę na adres dedykowanego systemu obsługiwanego wyłącznie przez członków komisji, o której mowa § 1 ust. 16.

§ 4

1. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

1) dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu;

2) datę i miejsce sporządzenia;

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4) opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy.

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

3. Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik nr 1 do procedury

Tryb postępowania ze zgłoszeniami

§ 5

1. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych są upoważnieni imiennie członkowie komisji, o których mowa w § 1 ust. 16.

2. Członkowie Komisji mogą zwrócić się do sygnalisty o uzupełnienie zgłoszenia.

3. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest zobowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie,

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 6

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 3 rejestrowane są przez członka komisji, o której mowa w § 1 ust. 16. Rejestr zgłoszeń stanowi załącznik nr 2 do procedury.

2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawiera:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) datę dokonania zgłoszenia;

5) informację o podjętych działaniach następczych (w tym np. wskazanie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, do którego zgłoszenie zostało przekazane oraz datę przekazania, datę poinformowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych);

6) informację o wydaniu – na żądanie sygnalisty - zaświadczenia, potwierdzającego że sygnalista podlega ochronie;

7) datę zakończenia sprawy;

8) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w związku z ponownym zgłoszeniem tej samej nieprawidłowości;

9) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia, o ile Burmistrz posiada te dane.

Etap weryfikacji i działań następczych

§ 7

1. Członkowie komisji, o której mowa w § 1 ust. 16:

1) przyjmują zgłoszenie zewnętrzne;

2) dokonują wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i jeśli ustali, że:

a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Burmistrza przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;

b) zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Burmistrza - rozpatruje zgłoszenie.

2. W przypadku, o którym mowa w ust.1 pkt 2 lit. b) członkowie komisji, o których mowa w § 1 ust. 16, podejmują:

1) działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

2) przekazują sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:

a) potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Burmistrz ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty,

b) informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;

c) informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,

d) zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,

e) prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, z zastrzeżeniem § 8.

§ 8

W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym członkowie komisji, o której mowa w § 1 ust. 16, mogą nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.

§ 9

W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie komisji, o której mowa w § 1 ust. 16, mogą przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym lub innej jednostce, której powierzono zadania w drodze

porozumienia.

Postępowanie ze zgłoszeniami anonimowymi

§ 10

Nie jest dopuszczalne zgodnie z niniejszą procedurą dokonywanie zgłoszeń anonimowych oraz w formie korespondencji kierowanej do siedziby i na adres Urzędu Miasta i Gminy Kórnik.

Ochrona sygnalisty

§ 11

1. Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.

2. Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

4. Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych.

§ 12

1. Burmistrz zapewnia:

1) ochronę poufności i anonimowości;

2) wydawanie na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.

2. Burmistrz, w przypadku sygnalisty - zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, próbą lub groźbą ich zastosowania. W tym celu podejmuje działania polegające w szczególności na:

1) ochronie przed mobbingiem i dyskryminacją, przymusem, zastraszaniem, wykluczaniem;

2) ochronie przed niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem i inne;

3) niewypowiadaniu, nieodstępowaniu lub nierozwiązywaniu bez wypowiedzenia umowy sprzedaży lub dostawy towarów, lub świadczenia usług, której stroną jest sygnalista;

4) nienakładania obowiązku lub odmowy przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia np. do koncesji, zezwolenia lub ulgi;

5) doprowadzeniu do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty.

§ 13

Przepisy § 11-12 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

§ 14

1. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowo-administracyjnego.

2. Dane osobowe sygnalisty mogą być udostępnione osobom nieupoważnionym przez podmiot prawny, w związku ze zgodą wyrażoną przez sygnalistę na podstawie art. 8 ust.1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Przez osoby nieupoważnione należy rozumieć osobom wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie (przy realizacji obowiązku informacyjnego z art., 14 RODO przez podmiot prawny lub przy realizacji prawa tych osób dostępu do ich danych osobowych z art. 15 RODO), Wzór zgody stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.

3. Sygnaliście, którego dane są przetwarzane przekazuje się szczegóły dot. tego przetwarzania zgodnie z postanowieniami art. 13 ust.1 i 2 RODO, przy przyjmowaniu zgłoszenia, a jeśli zgłoszenie nastąpi w formie ustnej na spotkaniu, o którym mowa w § 3 ust. 2 niniejszej procedury, podczas przekazania zgłoszenia uprawnionemu pracownikowi. W przypadku zgłoszenia elektronicznego, klauzula informacyjna przekazana jest w wraz z informacją zwrotną do sygnalisty. Wzór klauzuli informacyjnej stanowi załącznik nr 4 do niniejszej procedury.

4. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia tzw. osoba trzecia, należy przekazać szczegóły dot. tego przetwarzania, w myśl postanowień art. 14 ust. 1-3 RODO chyba, że istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO. Wzory klauzul informacyjnych stanowią załączniki nr 5 i 6 do niniejszej procedury.

Ochrona danych osobowych

§ 15

1. Członkowie komisji, o której mowa w § 1 ust. 16 po otrzymaniu zgłoszenia przetwarzają dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.

2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

3. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych w ust. 3.

Przepisy końcowe

§ 16

Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§ 17

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, przepisy działów VII i VIII ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.